6 Passos para transformar encontros tediosos em reuniões produtivas

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reuniões produtivas

As reuniões não são bem vistas. Os funcionários gostam de odiá-las e reclamam que elas os atrapalham de fazer o trabalho real.

Se isso soa familiar, sua empresa provavelmente está fazendo da maneira errada.

Se o seu negócio é um carro, as reuniões são combustível. Elas são o que mantém tudo em funcionamento, impulsionando decisões e ações adiante.

Na maioria das vezes, elas são péssimas. As pessoas se sentam ao redor sem uma agenda, então ninguém sabe o que está fazendo lá. Não há um líder claro dirigindo a reunião e os participantes não vão embora com um claro curso de ação.

Na minha empresa, fazemos o nosso melhor para encorajar discussão, alinhamento, capacitação e ação – o que é o que grandes reuniões fazem.

Quando você conduz reuniões que empoderam as pessoas a fazerem certas tarefas, alinhando com o que todos concordam e deixando as ações listadas de maneira clara, você será invejado em sua empresa.

Veja como fazê-lo.

1. Ter uma agenda

O primeiro passo é enviar um cronograma com antecedência que tenha o assunto – com um verbo – anunciando o ponto da reunião.

O verbo está lá para dirigir as pessoas, desde o início, para algum tipo de decisão ou ação. A menos que seja uma reunião permanente apenas para atualizações, todas as grandes reuniões terminam em algum tipo de decisão ou ação.

Por exemplo, uma reunião para desenvolver metas para o próximo ano fiscal poderia ter a linha de assunto: “Decidir metas fiscais do ano XXXX”.

Verifique a sua tecnologia. Certifique-se de que tudo esteja funcionando, desde equipamento de áudio/vídeo até ferramentas de conferência de voz ou web.

2. Toque algumas músicas

Tenha músicas tocando antes do início da reunião.

Seu trabalho como moderador de reunião é tirar o melhor proveito das pessoas nessa reunião, e a música permite que as pessoas mudem visceralmente para um novo espaço livre.

Se as pessoas já entram pensando que vão ser criticadas  – “o que você fez, o que estava errado?” – então eles não estarão em um lugar receptivo para se concentrar na reunião.

3. Diga “olá”

Se você é a pessoa que está moderando a reunião, cumprimente as pessoas pelo nome quando elas entram.

Faz um mundo de diferença dizer: “Oi Alex, obrigado por vir. Como você está hoje?”

É uma coisa tão pequena, mas as pessoas ficam muito mais presentes.

4. Comece analisando os itens de ação da última reunião

Uma parte importante de sua agenda é rever os itens de ação que foram atribuídos a cada um durante a sua última reunião sobre o tema.

Isso não tem que levar muito tempo: basta olhar pelo nome e marcar o que foi realizado.

Em seguida, aborde o conteúdo da reunião. Certifique-se de que todos os presentes tenham um papel e estejam cientes de qual é o seu papel. Rever itens de ação orienta as pessoas para os resultados e facilita a visualização do progresso.

5. A duração perfeita da reunião

Começar na hora marcada (se todos estão presentes ou não) e terminando ao tempo final acordado é outro fator chave para a execução de uma boa reunião.

Idealmente, as reuniões são mais curtas do que noventa minutos, porque essa é a quantidade ideal de tempo que a mente pode efetivamente concentrar-se em um assunto antes de precisar de uma pausa.

Se sua reunião precisa ser maior do que noventa minutos, então você tem que agendar uma pausa.

A maneira como você faz isso como mediador é gentilmente despachando qualquer pessoa que pode estar em risco de ter horas extras e tendo um “estacionamento”. Um estacionamento é um lugar onde você coloca quaisquer itens importantes ou questões que surgem na discussão que não são pertinentes para o momento atual ou para o resultado dessa reunião.

Essas são coisas que absolutamente devem ser discutidas e exigem acompanhamento, mas não são o que você está lá para falar nesse dia. Inclua esses tópicos nos itens de ação para a próxima reunião.

6. Depois da melhor reunião de todas

Idealmente, você estará tomando notas – mesmo que seja você o mediador – que enviará os itens de ação para todos os presentes. Use qualquer sistema que sua empresa prefira (talvez seja por e-mail, Slack, Trello ou alguma outra forma de comunicação).

Isso irá prepará-lo para ter a melhor reunião de todas de novo, na próxima vez.

 

Artigo originalmente publicado aqui.