Você já organizou um cerimonial para empresas? Um cerimonial é um conjunto de regras com a finalidade de ordenar o desenvolvimento de um evento ou ato solene. Para que tudo corra bem, é necessário programar tudo com antecedência e verificar se todos os itens indispensáveis foram programados.
Um pequeno deslize pode fazer com que todo o trabalho seja perdido e o evento seja um fracasso. Para evitar que isso aconteça separamos algumas dicas que ajudarão a realizar um evento bem sucedido. Confira:
Organizando cerimonial para empresas e eventos
1. Orçamento
Será necessário adequar todo o evento conforme o valor disponível. Como nem sempre a verba é ampla, nessa fase você precisará ser criativo e procurar parceiros para a realização do evento.
É interessante pensar em empresas que possam ter interesse em divulgar o próprio produto para o público alvo com o qual você trabalhará. Eles poderão ter interesse em ajudar com um item ou financeiramente em troca da divulgação da sua marca. Você pode oferecer para colocar um banner no evento ou a logo da empresa parceira na pasta ou no folder distribuído.
2. Planejamento
Ouça o que o contratante tem a falar. No geral ele já imagina algo e passará as ideias iniciais para que você trabalhe em cima delas. Aceite-as e enriqueça. Se achar que algo não está de acordo, sugira a sua ideia e pesquise soluções inovadoras.
3. Procure fornecedores
Para que tudo dê certo você precisará de bons fornecedores. Eles serão seus grandes parceiros, pois a qualidade dos equipamentos de luz, som, telões, decoração, mesas e cadeiras, coquetéis e demais itens depende deles. Portanto, escolha fornecedores confiáveis e, se possível, com alguma referência.
4. Convites
Para que o evento seja bem sucedido, as pessoas precisam estar presentes nele. Planeje uma maneira adequada e que caiba no orçamento definido para que todos sejam avisados e convidados. Essa estratégia de comunicação deve ser colocada em prática pelo menos 30 dias antes do evento.
5. Interatividade
Interaja e faça uso de tecnologias, como vídeos, animações e outros recursos audiovisuais cativantes. Isso surpreende os participantes.
6. Sustentabilidade
Essa é a palavra do momento e o seu evento não pode fugir disso de maneira alguma. Busque soluções que possam ser reaproveitadas por você ou pelos participantes. Por exemplo, um copo de plástico duro com o emblema da empresa, ou uma caneca substituindo os copos descartáveis do evento.
7. Check list
O seu evento precisa ser impecável. Por isso, não se esqueça de fazer um check list para não se esquecer de nada e ir marcando os itens na medida em que for completando cada necessidade.
8. O evento
Cada parte do evento precisa de um representante, um líder. Reúna as pessoas que trabalharão nele, confirme as funções tire as dúvidas de todos e passe as últimas informações.
9. Pós-evento
Tudo deu certo? Ótimo, mas o seu trabalho não terminou ainda. Separe os vídeos e fotos que foram prometidos para o participante e envie. Não se esqueça de nada! É importante que a boa impressão causada no evento permaneça.
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