Quando se trata de demitir um funcionário, o melhor é faze-lo da maneira correta.
Imagine que você contratou um funcionário que, para todos os efeitos, parecia competente o suficiente.
Pelo menos, foi o que pensou quando o contratou.
Mas ao longo dos últimos meses, você notou que ele simplesmente não está cumprindo o padrão que você esperava. Talvez ele esteja perdendo prazos, entregando relatórios incompletos, ou simplesmente não está “conseguindo”, apesar de várias tentativas de ajudá-lo a ter sucesso.
Você precisa fazer algo. Você não tem tempo para ser babá de alguém, e erros constantes estão afetando a credibilidade da sua equipe. Você não vê nada mais a fazer senão deixá-lo ir.
Mas demitir um empregado em um capricho pode ser um movimento arriscado para seu negócio. Você precisa de um processo prático e justo para ajudar a reduzir sua responsabilidade. Além disso, é melhor dar aos funcionários tempo suficiente para melhorar, e dar-lhes as ferramentas necessárias para chegar lá. Afinal, recrutar, contratar, integrar e treinar um novo funcionário pode ser muito caro.
Mas quando tudo mais falha, a demissão pode ser necessária. Para conduzir demissões baseadas em desempenho da maneira correta, é melhor seguir um processo de disciplina progressiva, que geralmente inclui uma série de penalidades cada vez mais severas para ofensas repetidas. Aqui estão algumas dicas para proteger seu negócio.
1. Anote tudo
A documentação é fundamental. Se você não escreve algo, pode-se argumentar que não aconteceu. Mesmo conversas informais escritas em um caderno podem ser úteis e consideradas documentação. Embora possa parecer demorado para anotar encontros, horários, datas e outros detalhes, fazê-lo pode ser importante se você tiver que defender sua decisão.
2. Seja claro sobre as expectativas
Para cada trabalho, você deve ter uma descrição de trabalho. Mesmo que você não tenha nada formalizado, você deve ter a documentação que transmita uma visão geral sólida das funções e responsabilidades de cada função em sua equipe. Você também deve saber o que é preciso para os funcionários serem bem sucedidos em cada função, e é essencial que seus funcionários saibam disso também.
Não suponha que as pessoas entendam o que você precisa. As pessoas chegam com suas próprias perspectivas e que nem sempre coincidem com as de seu chefe. Cada papel deve ser claramente definido. Isso torna mais fácil localizar e corrigir problemas.
Além disso, sua política de disciplina progressiva deve ser estabelecida e transparente, descrevendo como ação corretiva e rescisão deve ocorrer caso você precisa dela. Isso ajuda a garantir que cada problema seja tratado de forma consistente e justa.
3. Seja um bom treinador
Ambos os funcionários, novos e existentes devem ser treinados. Trata-se de feedback informal e consiste no que é certo, bem como o que está errado. Pense em um treinador de futebol. Ele dá elogios para uma boa passagem ou um chute sólido, mas também aponta as faltas de captura e buracos na defesa.
Seus funcionários precisam deste feedback para entender como eles estão indo bem antes de chegar ao ponto de considerar a ação disciplinar ou a rescisão.
4. Inicie um plano de melhoria de desempenho
Então, digamos que você forneceu treinamento contínuo, mas você está vendo algumas preocupações importantes com o desempenho que o treinamento não afetou. Este seria um bom momento para desenvolver um plano de melhoria de desempenho.
Este plano deve explicar especificamente quais são as áreas problemáticas e estabelecer metas detalhadas para ações corretivas. Em alguns casos, aconselhamento individual pode ajudar melhor o empregado, enquanto outros casos podem precisar de um plano escrito.
Este método pode ser útil para abordar questões como atendimento, comunicação e outros problemas comportamentais. Por exemplo, se alguém está rotineiramente faltando trabalho, você pode ter uma conversa sobre exatamente quando o funcionário é esperado para chegar e sair do trabalho, bem como o fato de que você espera para ver a melhoria imediata. Explique que as questões de pontualidade continuada podem resultar em rescisão.
Se você tiver mais problemas baseados em habilidades, um plano de melhoria contínua pode ser mais apropriado. Por exemplo:
Sally Brown tem apresentado relatórios com numerosos erros gramaticais, ortográficos e técnicos. Dentro dos próximos 30 dias, Sally precisa concluir Business Writing 101, bem como usar gramática e ferramentas de verificação ortográfica antes de enviar relatórios. Os dados técnicos devem ser revistos pelo grupo de Engenharia. Vamos nos reunir novamente na próxima terça-feira para analisar o progresso.
Em qualquer caso, o cronograma dado para melhorar deve ser razoável. Algumas deficiências são mais rápidas de corrigir do que outras. Tenha isso em mente.
Documente a conversa e o plano. Peça a seus funcionários que assinem um formulário de confirmação para confirmar que entendem. Se você fizer um aconselhamento verbal, envie um e-mail de acompanhamento para seus funcionários.
Realize reuniões regulares de acompanhamento. Certifique-se de capturar os detalhes dessas conversas por escrito e ter funcionários assinar documentação confirmando que eles participaram da reunião. Dê-lhes feedback específico sobre como eles estão indo. Se os resultados são misturados, compartilhe com eles o que eles estão fazendo certo, bem como o que eles estão fazendo de errado.
Agora, esta parte é importante: se você não vê melhoria, os funcionários ainda estão fazendo erros semelhantes, diga-os imediatamente. Não espere até sua próxima reunião de acompanhamento. E mantenha notas sobre o que você o disse e quando.
- Conduza um aconselhamento escrito.
Se as coisas estão ficando realmente notórias, você pode precisar passar para um aconselhamento escrito. Um conselho escrito é um pouco semelhante ao Plano de Melhoria contínua. Ele deve descrever as áreas que os funcionários precisam para corrigir. Mais uma vez, por escrito, detalhe especificamente o que precisa melhorar e como isso deve ser realizado.
A forma de aconselhamento também deve expressar que a melhoria precisa ser imediata, marcada (perceptível) e sustentada.
Os funcionários devem assinar este formulário depois de discuti-lo com eles. Isso não significa que eles têm que concordar com o que você documentou. Sua assinatura simplesmente indica que eles receberam o aconselhamento.
6. Quando tudo der errado, demita o funcionário
Apesar de todos os seus esforços, você ainda pode não ver o tipo ou qualidade de melhoria necessária, e a única opção deixada é cortar o relacionamento. No entanto, até agora, você deve ter documentado claramente o que você fez para ajudar o funcionário com relação a seu desempenho.
Demissões baseadas em desempenho nunca devem vir como uma surpresa para seus funcionários. Antes de dispensar seu funcionário, certifique-se de revisar toda a documentação associada. Além disso, entre em contato com seu advogado ou representante de RH para garantir que seu caso seja suportado, justificado e sólido. Confirme se está seguindo todos os regulamentos de salários e horários específicos do estado. E se você usar contratos de trabalho ou contratos de não concorrência / não solicitação, você deve pedir a seus assessores jurídicos para lhe fornecer validade e orientação de execução.
Ao liberar os funcionários, a honestidade é a melhor política. Enquanto seu objetivo é não fazer com que alguém se sinta mal, você também não deve disfarçar uma rescisão baseada em desempenho como uma “demissão” ou solicitar a pessoa a demitir-se. Por exemplo, você pode dizer: “John, como você sabe, nós conversamos algumas vezes sobre sua presença, e nós não vimos isso melhorar como gostaríamos. Dito isto, nós tomamos a decisão de encerrar o seu vínculo conosco imediatamente”.
Então, quando é o melhor dia ou tempo para ter esse tipo de conversa?
Honestamente, não há realmente “bom” tempo. Nunca é uma conversa fácil. No entanto, existem algumas vezes que são menos desejáveis do que outros. Por exemplo, as tardes de sexta-feira não são tipicamente ideais porque os empregados liberados têm o fim de semana para habitar em sua nova realidade. Opiniões sobre quando terminar pode variar muito, mas, em última análise, no início da semana é preferível, bem como no início do dia.
Artigo originalmente publicado aqui.
